Demam Pipet

toko kami

Tulisan kali ini akan membeberkan urusan pipet memipet lagi. Lagi? Yha karena sudah beberapa kali saya catatkan mengenai skenario outbound yang terkait dengan pipet. Ada yang ceritanya tentang membangun menara seluler, ada tentang tower e-banking, tentang bisnis (boleh klik di http://catatanpenggiatoutbound.blogspot.com/2011/04/outbound-menara-bisnis-bagian-1-dari.html),  dan yang terakhir ini tentang toko. Hah, apa pula maksudnya.... apa urusan pipet, outbound dengan segala yang tadi disebutkan itu? Inilah urusannya, kawan. Kita mulai secara runut saja yha....

Pada satu kesempatan saya dipercaya untuk mendampingi kegiatan pengembangan diri karyawan sebuah perusahaan retail, yang punya beberapa toko. Kegiatan ini berlangsung 2 hari di tempat yang berjarak 300an kilometer dari kantor pusat perusahaan. Begitu mendapat tawaran ini, saya sudah langsung mengunci (di pikiran) sebuah skenario outbound. Skenario? Kok ada skenario pada kegiatan outbound sih. Oh, yha, skenario itu sama saja dengan alur proses outbound, termasuk pilihan permainannya. Apa itu skenarionya? Sederhana, kok; mendirikan toko. Hah? Apa lagi itu mendirikan toko, sabar, sabar...

Outbound tersebut punya tujuan konseptual yang dimintakan dari direksi, yakni meningkatkan komunikasi yang efektif antar staff dan pengembangan jiwa kepemimpinan. Kok tidak ada kerjasamanya, padahal itu biasanya diminta dalam sebagian besar outbound. Yha memang direksi nggak minta, mau apa lagi, apalagi lagi, bagi saya, dalam tiap kegiatan outbound, kayaknya otomatis ada, deh muatan kerjasamanya. Sebenarnya muatan komunikasi itu juga otomatis ada, sih. 

Setelah mendapatkan tujuan konseptual, giliran kami merumuskan tujuan operasional,  yakni tujuan/ misi teknis yang harus dituntaskan peserta selama proses outbound. Tujuan oprerasional ini harus sesuatu yang terukur, dan tentu saja kelihatan. Apa itu tujuan operasionalnya, yha itu tadi, “mendirikan toko.” Bukan secara fisik peserta menjadi tukang bangunan yang mengaduk pasir, air dan semen untuk kemudian memasang batu bata menjadi dinding sebuah toko. Mendirikan toko di sini adalah sebuah perumpamaan.

Apakah setiap outbound selalu atau harus punya tujuan operasional? Bisa saja nggak pake sih, alias asal main-main saja; tapi kalo saya seringnya pake, supaya alur proses itu ada ceritanya; seru. Nah, perumpamaan mendirikan toko itu diwujudkan oleh tiap kelompok peserta dalam bentuk membuat menara dari pipet-pipet. Menara itu diumpamakan toko, dan pipet-pipet mengumpamakan sumber daya untuk mendirikan toko, seperti misalnya karyawan dan  modal.

Menara, eh, toko akan ditempatkan di suatu lokasi sesuai analisa peserta. Serunya, area permainan tempat meletakkan toko sudah dipenuhi dengan beberapa titik yang melambangkan populasi penduduk sebagai calon konsumen. Ada titik yang diumpamakan berisi 2000 konsumen, ada yang 3000, ada juga yang sampai 9000 orang.  Makin tinggi menara, eh, toko, maka makin luas pula radius/ daya jangkauannya; nah jika di dalam jangkauan tersebut ada sejumlah populasi penduduk, maka jumlah penduduk itu akan menjadi konsumen toko yang bersangkutan. Gimana, cukup bisa dimengerti, khan, teman-teman? Saya sudah mencoba menjelaskannya secara sederhana, lho.

populasi penduduk di titik "U" adalah 2000 orang

Bagi yang masih agak bingung, jangan khawatir, nanti saya lampirkan beberapa foto kegiatannya.  Oh yha, kami dua kali mengadakan outbound dengan konsep yang sama, untuk 2 gelombang yang berbeda. Kenapa harus dua gelombang? Yha jangan tanya saya dong, he he he... tapi yang jelas para peserta khan dari perusahaan retail, lha kalo para stafnya ikut outbound semua, siapa yang ngurus toko, gituuuu alasannya. Kini saya akan cerita saja poin-poin alur skenario outbound tersebut, ada yang diambil dari outbound gelombang pertama, ada yang dari gelombang kedua, begitu juga fotonya nanti, oke, mari kita mulai.

Saat perjalanan menuju lokasi outbound yang ditempuh dengan kereta malam, di dalam kereta peserta sudah mendapatkan kuis yang harus diselesaikan sebelum peserta turun di stasiun tujuan. Kayaknya nggak perlu lah diceritakan apa itu kuisnya, yang jelas itu tertulis, pertanyaannya sangat menarik, dan waktu penyelesaian cukup panjang, antara pukul 8 malam sampai pukul 5 pagi. Melalui kuis tersebut, tiap peserta jawaban yang benar mendapat sejumlah pipet; lumayan, untuk modal mendirikan menara, eh, toko.

Sesampai di lokasi outbound, kami tidak langsung bermain di luar ruangan, karena hari pertama diisi beberapa materi dan dinamika di dalam ruangan. Kami membagi-bagi pipet pada beberapa kesempatan di hari itu, tentu saja lewat beberapa permainan, baik yang bersifat individu maupun kelompok. Ada juga sih, beberapa peserta yang karena apes atau kalah permainan malahan harus menyetor/ mengembalikan pipetnya pada kami. Selain melalui beberapa permainan, kami juga membagi-bagikan pipet dengan beberapa cara yang (minimal menurut kami) antik, misalnya:

• Bagi peserta yang berulang tahun pada bulan yang bersangkutan mendapat hadiah sekian pipet.
• Kelompok yang bersedia memimpin olahraga pagi pada hari kedua, juga berhak mendapatkan sekian pipet.
• Saat itu kebetulan ada peserta yang berulang tahun, bagi peserta yang bersedia memberi “perayaan” bagi yang ulang tahun, juga kami ganjar beberapa pipet.
• 33 pipet kami sebar di sekitar aula tempat kami beraktivitas, dan perwakilan dari tiap kelompok berlomba mencarinya, lebih tepatnya sih berserabutan lari kesana kemari untuk berebutan mendapatkan pipet sebanyak  mungkin.
• Saat itu kebetulan ada spanduk kegiatan yang copot (copot kok, kebetulan, itu sih kesalahan, mestinya) nah bagi kelompok yang bersedia manjat dan membetulkannya juga akan diberi pipet.
• Kelompok yang personilnya datang lengkap tepat waktu untuk mengikuti acara, juga akan mendapatkan sejumlah pipet.

Malam hari, kami mengadakan cepat tepat, tentu saja berhadiah pipet. Pertanyaan pada cepat tepat adalah hal-hal terkait perusahaan dan dunia retail. Pada babak penyisihan, perwakilan peserta cukup mengisi 15 soal tertulis. 3 kelompok terbaik maju ke babak final yang semua soalnya bersifat rebutan. Tidak asal rebutan/ cepet-cepetan menjawab lho, karena tiap salah menjawab ada pipet yang melayang hilang, nah loooo... Suasana cepat tepat sangat meriah, selain karena hadiah pipet yang menggiurkan, juga dimeriahkan para anggota kelompok yang berperan sebagai pemandu sorak untuk menyemangati anggota kelompoknya.

 

Tak terasa, demam pipet melanda para peserta. Secara prinsip, dengan senang hati kami akan memberikan pipet bagi peserta/ kelompok yang punya prestasi tertentu. Namun jika ada kecerobohan yang dilakukan peserta, terutama dalam permainan, mereka juga harus mengembalikan sejumlah pipet pada kami. oh yha, kadang beberapa peserta/ kelompok berebut untuk menjalankan tugas yang kita tawarkan, maka kita harus pandai-pandai menyiasati. Itu baru hari pertama, karena demam pipet akan makin akut pada hari kedua saat peserta melakukan outbound dengan melintasi perbukitan dengan beberapa pos permainan yang harus diikuti.

Hari kedua diawali dengan olahraga dan pemanasan yang dipimpin oleh kelompok yang bersedia memimpinnya, maklum dapat pipet sih. Usai sarapan, perjalanan menembus kebun, ladang, sungai, lembah, semak, dan hutan dimulai. Ada 3 area yang kami siapkan sebagai ajang pemberhentian di tengah perjalanan. Di tiap area sudah disiapkan beberapa pos permainan. Apa kompensasi dari tiap permainan? saya yakin teman-teman pembaca sudah bisa menebaknya, benar, PIPET. Tanpa mendeskripsikan apa saja jenis permainannya langsung saja saya jelaskan sistem kompresnya, apa itu kompres, itu singkatan dari kompensasi prestasi. Ada 2 sistem yang berbeda antara outbound gelombang pertama dan kedua.

bikin rakit dengan materi pipet dan balon

·         Pada gelombang pertama yang diikuti 6 kelompok, di tiap area ada 3 permainan yang disiapkan. Kelompok diatur untuk main bersama di tiap pos permainan perdua-dua kelompok, artinya dalam saat bersamaan di 3 pos permainan ada 2 kelompok yang berlomba. Pada tiap perlombaan, kelompok yang menang telak akan dapat 4 pipet dan yang kalah tidak dapat apa-apa. Kelompok yang menang tipis dapat 3 pipet, sementara yang kalah tipis dapat 1 pipet. Jika draw/ seri maka tiap kelompok dapat 2 pipet. Usai bermain di 1 pos, 2 kelompok berpisah untuk menuju pos permainan yang berbeda untuk ketemu lawan yang beda. Begitulah sampai pada 1 area keenam kelompok memainkan 3 permainan.

·         Saat gelombang kedua yang diikuti 5 kelompok, di tiap area tetap diisi 3 pos permainan. Jadwal bermain tiap kelompok sama dengan gelombang pertama, hanya nanti akan ada kelompok yang bermain sendirian. Lha lombanya gimana? Maka itulah saya sebut berbeda sistemnya, kalo jadwalnya sih sama. Gini; secara prinsip tiap kelompok yang sudah menyelesaikan permainan, prestasinya akan dicatat oleh fasilitator. Setelah kelima kelompok selesai memainkan 3 permainan, kami akan memeringkat kelompok mana yang terbaik di tiap permainan. Juara 1 tiap permainan akan mendapat 4 pipet, juara 2 dapat 3 pipet, sampai pada akhirnya juara ke-5 alias yang paling jelek prestasinya tidak dapat apa-apa.

Pada area ketiga, hanya ada 1 permainan yang dilakukan bersama-sama oleh semua kelompok. Tentu saja pemenangnya akan mendapatkan pipet lebih banyak daripada yang kalah. Selesai dinamika tersebut, selesai sudah perjuangan untuk mendapatkan pipet, kini saat untuk menggunakannya se-sip mungkin. Mengapa istilahnya “sip” bukan seefektif mungkin, atau sebaik mungkin, ah, itu semata-mata karena selera tiap peserta adalah relatif dalam pemanfaatannya. Baik dan efektif  menurut 1 kelompok belum tentu diamini oleh kelompok lainnya.

Lokasi pendirian toko merangkap tempat penjemuran "korban" outbound

Usai outbound, mandi, lalu siap-siap makan siang. Istimewanya, siang itu peserta membeli makan siang dengan pipetnya. Tiap menu dihargai sekian pipet, sehingga tiap kelompok dipersilahkan untuk membelanjakan pipet se-sip mungkin, mengingat pipet itulah yang nanti akan digunakan untuk mendirikan toko.

Usai makan, diadakan lelang papan nama toko, selain 1 yang memang sudah menjadi jatah tiap kelompok. Papan nama tersebut akan dipasang di puncak menara. Kelompok yang punya 2 papan, berarti bisa bikin 2 toko, yang punya hanya 1 papan nama tersebut, yha hanya bisa 1 toko saja. Oh, yha papan nama toko itu terbuat dari botol minuman. Jika ada 6 kelompok, maka ada 4 papan nama tambahan yang bisa dilelang. Tanpa perlu saya jelaskan proses lelang yang pasti seru itu, kini kita langsung ke pendirian toko.

Tiap kelompok peserta mulai mendirikan toko dengan disain/ konstruksi yang beragam. Intinya sih mendirikan menara setinggi dan sekokoh mungkin. Kenapa  harus tinggi, sudah dijelaskan alasannya. Kenapa  harus kokoh? Karena pada botol papan nama akan diisi air sebagai sebuah beban/ tanggung jawab yang harus dipikul tiap toko. 

bersatu dalam kompetisi mendirikan toko

Strategi tiap kelompok untuk mendirikan toko macem-macem. Ada yang menggunakan seluruh pipet untuk bikin menara. Ada yang menyisakan pipet untuk lelang lokasi . Ada juga kejadian menarik ketika ada 3 kelompok yang berpikir pipet mereka sedikit sepakat untuk merger alias bersatu. 3 kelompok tersebut hanya membuat 1 menara, eh, toko yang tinggi menjulang. Bolehkan seperti itu? Boleh saja, kok.

Waktu untuk merangkai menara, eh, toko selesai. Kini saatnya untuk menentukan lokasi dimana toko akan ditempatkan.  Lelang (dengan pembayaran pipet) dilakukan untuk menentukan kelompok mana yang boleh lebih dulu memilih tempat dimana. Singkat cerita (lagi) setelah tiap kelompok mendapatkan titik lokasi toko, maka toko didirikan di sana. Tahap berikutnya adalah menghitung jumlah konsumen yang bisa dijangkau oleh tiap toko. Secara teknis, kelompok yang tokonya bisa mendapat konsumen terbanyak menjadi pemenang.

Cerita selesai..... Lalu apa yang bisa saya bagikan pada teman-teman terkait outbound bernuansa pipet ini?

Untuk menjaga emosi peserta outbound yang berlangsung selama 2 hari, perlu sarana yang efektif, alih-alih menasehati atau meneriaki peserta dengan “Apa kabaaaarrr... Luar Biasa” atau “Ayo kamu bisa” atau “Semangat! Semangat!” Sarana tersebut harus secara kontinyu digaungkan/  didinamikakan dengan sebuah seni sehingga dapat terus menggairahi peserta. Pada contoh ini, pipet sebenarnya dipandang sebagai sebuah prestasi/ poin/ nilai yang mewujud dalam rupa barang. Kebetulan barang ini juga secara teknis akan digunakan sebagai pencapai tujuan operasional outbound. Kenapa yha? Karena seumumnya orang cenderung suka jika diberi hadiah, dan berusaha/ takut mendapat sanksi/ hukuman. Maka wajar saja jika peserta bisa “demam” pipet; senang jika mendapat pipet, dan selalu waspada supaya tidak kecolongannya.

mengukur jumlah konsumen sebuah toko

Ternyata ada banyak metode bisa digunakan untuk mengapresiasi sekaligus memunculkan potensi peserta outbound, selain melalui permainan. Tentu saja kita harus kreatif untuk berselancar di atas keadaan sekitar, sehingga bisa memunculkan ide-ide segar untuk mendinamiskan peserta. Dinamika bia diciptakan dengan instruksi kita, kondisi alam, kondisi antar peserta,  juga termasuk bermain dengan mindset peserta.

Sistem kompres/ kompensasi prestasi di sisi lain bisa juga “meringankan” beberapa tugas kita dalam dinamika pendampingan. Contohnya, dengan ada kelompok peserta yang bersedia memimpin olahraga di pagi hari, maka kita tidak perlu bersusah payah pagi-pagi membangunkan  dan mengolahragakan peserta. Namun untuk hal ini kita perlu hati-hati lho, jangan seenak jidat sendiri, kita kasih penawaran, apalagi yang menakjubkan. Misal, siapa yang mau pijitin fasilitator, dapat sekian pipet/ sekian poin... wah kalo itu yang ditawarkan, berarti fasilitatornya yang sontoloyo.

Baiklah, saya pikir cukup sampai disini cerita tentang outbound bernuansa pipet ini, semoga menginspirasi.

Selamat mengompres peserta,

Salam, Agustinus Susanta, Palembang, 28 November 2011.