Akhir bulan lalu, ketika saya sedang mendaki bukit dalam rangka survey lokasi outbound di Pulau Bangka, seorang teman menelepon. Bertanyalah dia apakah saya bisa memfasilitasi kegiatan outbound untuk sebuah perusahaan. Dalam kondisi ngos-ngosan karena memang sedang menanjaki bukit, saya menjawab telepon. Oh, yha, posisi teman saya saat itu di Palembang, Sumsel. Intinya bulan Juli ini saya sedang mengagendakan mendampingi kelompok lain untuk outbound di Pulau Bangka, (untuk itulah saya survey) maka pada sang teman saya bilang bahwa nanti seusai survey lokasi dan tanggal, akan diupayakan kepastian kapan saya bisa bekerjasama dengan sang teman tadi. Ceritanya selesai, hah! Maksudnya itu tadi pengantarnya saja. Pelajaran apa yang bisa saya petik dari peristiwa itu? Ternyata naik bukit/ gunung sambil teleponan bikin kita tambah ngos-ngosan. Nggak tahu bagi mereka yang memang sudah terbiasa.
Singkat cerita, minggu lalu saya akhirnya memfasilitasi outbound bersama teman saya tadi. Melalui beberapa kali koordinasi dengan tim, akhirnya dirancanglah sebuah skenario outbound, yang sebenarnya juga kegiatan gathering bagi mitra sebuah perusahaan. Saya sempat pening menyesuaikan permintaan klien dalam suatu jadwal dan skenario. Bayangkan, ayoooo bayangkan. Ada agenda untuk presentasi internal dari perusahaan selama 90 menit, trus ada ice breaking, 5 game di darat, 3 tantangan high rope, ditambah flying fox, masih ada juga game selling/ penjualan, trus jangan lupa juga ada hiburan orgen tunggal, plus terakhir penentuan tim pemenang, sekaligus pembagian door prize. Dengan peserta 100 orang, bagaimana itu akan dilakukan dalam waktu hanya 9 jam? mulai dari pukul 8 pagi sampai 5 sore; gleekk.
Untunglah pening saya tidak terlalu lama, karena toh harus segera diambil keputusan. Oh yha dalam kesempatan ini saya akan cerita saja pewaktuan kegiatan tersebut; fokus antara permintaan klien, rencana, jadwal, dan eksekusinya saja. Teknis-teknis permainan tak akan saya detilkan, oke? Pasti oke, dong, khan yang nulis saya, he he he....
Jadwal akhirnya dirancang sebagai berikut:
· 08.00 - 08.15 = Coffe break, pembukaan
· 08.15 - 09.45 = Motivasi
· 09.45 - 10.00 = Ice breaking
· 10.00 - 12.00 = Outbound
· 12.00 - 13.00 = Ishoma
· 13.00 - -14.30 = Flying Fox & High Rope
· 14.30 - 16.00 = Paint Ball, Hiburan, snack
· 16.00 - 17.00 = Game Penjualan
· 17.00 - 17.15 = Penutup
Itu pun dengan catatan sebagai berikut:
- Peserta akan dibagi menjadi 10 kelompok
- 5 Pos permainan Outbound adalah: Menara Air, Pipa Bocor, Sulur Maut, Lumpur Panas & Tapak Bumi
- Dalam 1 pos akan bertemu 2 kelompok, sesuai jadwal; waktu main hanya 10 menit
- Kompensasi tiap permainan adalah poin
- Dalam Paint Ball, tiap kelompok hanya diwakili 5 orang saja; pemenang mendapat poin.
- Flying Fox dan High Rope bersifat tentatif bagi yang berminat saja; permainan ini juga dibatasi oleh waktu.
- Kelompok dengan poin tertinggi akan mendapat hadiah.
Jadwal pergerakan outbound, tiap kelompok, tiap pos dan tiap sesi kami atur sebagai berikut:
Pos Pipa Bocor | Pos Tapak Bumi | Pos Menara Air | Pos Lumpur Panas | Pos Sulur Maut | ||||||
sesi 1 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
sesi 2 | 4 | 9 | 1 | 6 | 3 | 8 | 5 | 10 | 2 | 7 |
sesi 3 | 6 | 7 | 8 | 9 | 1 | 10 | 2 | 3 | 4 | 5 |
sesi 4 | 5 | 8 | 7 | 10 | 2 | 9 | 1 | 4 | 3 | 6 |
sesi 5 | 3 | 10 | 2 | 5 | 4 | 7 | 6 | 9 | 1 | 8 |
Gimana cara membaca skema jadwal tersebut? begini, karena ada 10 kelompok, sedangkan pos yang disediakan hanya 5, maka supaya efektif dalam 1 pos permainan akan diisi 2 kelompok sekaligus. Contoh, dalam sesi ke-1 di Pos Pipa Bocor akan bertemu Kelompok 1 dan 2, sedangkan di Pos Lumpur Panas akan ketemuan Kelompok 7 dan 8. Nah, di sesi ke-2; Kelompok 7 akan pindah ke Pos Sulur Maut, ketemu Kelompok 2. Sedangkan Kelompok 8 akan pindah ke Pos Menara Air, bertemu Kelompok 3. Saya pikir mudah dimengerti, khan?
Sistem ini saya pilih terutama karena dari segi waktu paling efisien. 5 permainan pun sudah cukup untuk “sekedar” menjalin keakraban dan kekompakan. Hal lain yang tak kalah penting, adalah suasana rivalitas/ kompetisi antar kelompok di tiap pos pasti akan terjadi. Semangat saling mengungguli lawan tentu otomatis akan muncul ketika peserta berlomba secara langsung. Coba bayangkan jika dalam 1 pos hanya ada 1 kelompok yang main dalam 1 waktu, pasti suasana kurang seru dibandingkan ada 2 kelompok yang berkompetisi saling mengalahkan. Oh, yha, pada tiap Pos permainan, berapa pun nilainya, kelompok yang menang akan mendapat tambahan poin, lho.
Mengenai nama pos, saya duluuuuu menggunakan nama misalnya “Pos 1, Pos 2” dan seterusnya atau “Pos A, Pos B, Pos F, Pos L,” dan seterusnya; namun kini saya cenderung menamai pos dengan permainan yang ada di sana. Hal ini akan memudahkan pemahaman, baik untuk peserta, maupun fasilitator. Alih-alih peserta/ fasilitator dalam kebingungannya berdebat Pos 2 itu main “Tapak Bumi” atau “Sulur Maut” lebih baik langsung menyebut pos yang bersangkutan dengan nama permainannya, beres, deh. Sempat ada juga yang bertanya, kalau disebutkan begitu, nanti peserta tahu dong semua permainannya. Memang betul itu, tapi… tidak semua peserta tahu betul bagaimana permainan itu dilakukan walau sudah tahu namanya. Namun hal yang sering saya jawabkan adalah, “Kalo peserta tahu jenis permainannya, emangnya kenapa?” kalo dijawab nanti jadi nggak seru lagi, ah, rasanya tidak juga tuh. Bagi saya malah, kalo peserta sudah tahu dan (dalam waktu singkat) mempersiapkannya, itu jauh lebih bagus. Artinya, permainan kita dimainkan oleh orang yang (minimal sudah agak) paham, dan itu akan meningkatkan prestasi peserta juga khan.
Jadwal pertemuan kelompok dalam permainan paint ball, kami rancang sebagai berikut:
main ke-1 | main ke-2 | main ke-3 | main ke-4 | main ke-5 | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Diskusi tentang selling game/ permainan penjualan, yang bagi saya agak aneh diterapkan dalam suatu outbound, berlangsung hangat. Suka nggak suka, cocok nggak cocok, karena itu permintaan dari manajemen pusat, toh harus dijalankan. Saya sih ambil positifnya saja; itu suatu tantangan menarik, disamping saya yakin, pasti klien punya kepentingan terhadap hal tersebut.Yha jelas dong, salah satu tujuan perusahaan mengadakan outbound gathering khan untuk meningkatkan volume penjualan, maka bisa dimengerti bahwa dalam acara outbound tersebut juga dimasukkan unsur-unsur “peningkatan kemampuan menjual.” Akhirnya, setelah (hanya) setengah jam diskusi antara tim fasilitator dengan perwakilan perusahaan, ditetapkanlah skenario game penjualan sebagai berikut”
· Tiap kelompok melakukan role play/ penampilan bertema "penjualan produk "
- Role play bisa berupa drama, lagu, operet, pantun, puisi, yel-yel, presentasi, lawak, atau gabungannya.
- Waktu game penjualan tiap kelompok @ 5 menit; dilakukan seusai kelompok main paint ball.
- Waktu mempersiapkan/ latihan game dilakukan di sela-sela outbound/ snack/ makan/ istirahat
- 3 Aspek penilaian game penjualan adalah:
1. Keterlibatan semua anggota kelompok; makin semua terlibat = makin bagus
2. Kreativitas tampilan; makin kreatif = makin bagus
3. Informasi produk; makin lengkap dan informatif = makin bagus
Nah, informasi jadwal acara, jadwal pergerakan kelompok, serta ketentuan sistem outbound termasuk game penjualan tadi disampaikan pada tiap kelompok secara tertulis. Biarlah mereka membawa keterangan yang memang diperlukan tersebut selama proses. Salah satu prinsip yang selama ini saya anut adalah berikan penjelasan seinformatif mungkin pada peserta tentang kemana dan kapan mereka harus bergerak. Mengenai apa yang akan terjadi di tiap tempat tadi, biarlah mereka mengetahuinya saat pelaksanaan nanti.
Sekarang kita akan masuk pada menit-per menit eksekusi kegiatan, apakah sesuai dengan jadwal? Kita simak sebentar lagi.
bersambung, bung bunggggg
Tidak ada komentar:
Posting Komentar