Final Project Outbound

 Teori yang Sexy
Kemarin lusa, seorang teman dari Batam menelepon saya dan menanyakan apa yang biasa saya lakukan sebagai  sebuah final project dalam suatu outbound? Respon saya kemudian dilanjutkan dengan sebuah diskusi tentang beragam  final project yang biasa dan bisa kami lakukan. Supaya  tidak  menduga-duga terlalu jauh tentang final project, baiklah saya beri sedikit penjelasannya, mengapa  sedikit? Karena akan lebih banyak kita nanti mengupas tentang konteks final project dalam sebuah proses experiential learning.

Final Project merupakan sebuah dinamika/ simulai/ proyek/ dinamika yang dilakukan oleh seluruh peserta/ kelompok outbound (biasanya pada akhir proses) untuk mengaktualisasikan sebuah kebersamaan. Proyek tersebut  dapat dikatakan mencerminkan seberapa hebat sih kompetensi peserta sebagai sebuah kelompok besar. Final project baik digunakan sebagai pengakhir sebuah outbound yang memang bertujuan mengembangkan suatu kelompok. Memang sih ada outbound yang hanya untuk “sekedar” seneng-seneng atau rekreasi, nah itu sering nggak pake final project. Wah kayaknya kita mulai dari awal saja deh, supaya lebih jelas konteksnya, masak tahu-tahu sudah cerita final, baiklah.

Komunikata

Outbound merupakan salah satu bagian dari metode experiential learning yang teori-teorinya dirumuskan oleh orang-orang bule dari luar negeri sana. Sudah sangat jamak kita di Indonesia mengambil mentah-mentah (paling tidak setengah matang, lah) berbagai teori itu untuk dikonsumsi sebagai karya tulis, entah artikel, skripsi, buku, atau pun sejenisnya. Sebagai sebuah teori, perihal experiential learning, termasuk pembentukan kelompok merupakan sesuatu yang sexy (untuk dituliskan dan dianalisa) barangkali teman-teman yang berbasis ilmu psikologi dan kependidikan sudah akrab dengan hal ini, kalo belum, kacian deh lo, he he he....  Sekedar menyebut para pemikir experiential learning, ada itu yang namanya, John Dewey, lalu pada tahun 1965 ada Bruce Tackman dengan teori pembentukan kelompok. Nah nama terakhir itulah yang akan saya bahas lebih detail.

Menurut Bruce Tackman, ada 5 tahap pembentukan kelompok, yaitu:

Tahap 1 – Forming; Pada tahap ini kelompok baru saja dibentuk dan diberikan tugas. Anggota kelompok cenderung untuk bekerja sendiri dan walaupun memiliki itikad baik namun mereka belum saling mengenal dan belum saling percaya.

Tahap 2 – Storming; Kelompok mulai mengembangkan ide-ide berhubungan dengan tugas-tugas yang mereka hadapi. Mereka membahas isu-isu semacam masalah yang harus mereka selesaikan. Anggota kelompok saling terbuka dan mengkonfrontasi ide-ide dan perspektif mereka masing-masing. Pada beberapa kasus, tahap storming cepat selesai. Namun ada pula yang mandek pada tahap ini.

Tahap 3 – Norming; Terdapat kesepakatan dan konsensus antara anggota kelompok. Peranan dan tanggung jawab telah jelas. Anggota kelompok mulai dapat mempercayai satu sama lain seiring dengan mereka melihat kontribusi masing-masing anggota untuk kelompok.

Tahap 4 – Performing; Kelompok dalam tahap ini dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lancar dan efektif tanpa ada konflik yang tidak perlu dan supervisi eksternal. Anggota kelompok saling bergantung satu sama lainnya dan mereka saling respek dalam berkomunikasi.

Tahap 5 - Adjourning dan Transforming; Tahap dimana proyek berakhir dan kelompok membubarkan diri. Kelompok bisa saja kembali pada tahap mana pun ketika mereka mengalami perubahan.

Saya sendiri mendapatkan pencerahan akan tahap pembentukan kelompok tahun lalu ketika ikut kursus experiential learning selama 4 hari di Ciawi. Bayangkan, (ayo bayangkan) untuk membahas teorinya saja perlu pertemuan 4 hari 3 malam, belum lagi jika ditambah praktik. Saya ndak terlalu suka teori yang ribet atau rumit, sebetulnya itu sih urusan saya yach, bukan urusan yang bikin teori. Nah kebetulan saya suka teori si Bruce Tackman itu, maka saat itu saya langung kepikir, kapan saya dapat terapkan dalam sebuah proses outbound. Kebetulan pula tak lama sepulang dari kursus itu saya mendapat kesempatan merancang sebuah outbound 3 hari 2 malam untuk suatu kelompok, weh, kesempatan emas nih. Setelah itu, selama setahun terakhir, saya juga cobakan beberapa teori experiential learning dan tahap pembentukan kelompok dalam berbagai aktivitas outbound, khususnya yang bertujuan pengembangan diri. Ajang ekspereimennya juga beragam, mulai dari anak-anak sampai para manager, mulai dari outbound setengah hari sampai 3 hari. Nah, beberapa  refleksi saya tentangnya yang saya tuangkan di artikel ini, final project itu salah satunya, salah-salah yang lain masih ada, kok, tenang saja...

Reduksi konteks
Segala teori experiential learning berasal dari aktivitas outwardbound school di Inggris sana tahun 40an. Kegiatan penggemblengan orang muda yang kemudaian menyebar (termasuk ke Indonesia) dengan brand outwardbound itu aslinya dilakukan selama 2 sampai 4 minggu, benar saya tidak salah tulis, bukan 2 sampai 4 hari lho, tapi 2 sampai 4 minggu, alias 14-28 hari. Saat itu para ahli pendidikan sudah melakukan kajian yang sangat bagus tentang pernak-pernik pola pengembangan diri tersebut. Telaah-telaah itulah yang (sampai ke Indonesia) berupa buku-buku terutama mengenai teori-teori experiential learning. Teori tersebut sangat baik, dengan 2 catatan; pertama ketika dikontekskan dengan budaya peserta di Eropa atau Amerika yang memang punya kemauan diri untuk berkembang. Kedua, konteks waktu pelaksanaan yang berhari-hari lamanya, sehingga fasilitator punya keleluasaan untuk memproses aspek psikologi dan perkembangan peserta.

Kolam Olala

Nah, di Indonesia, setahu saya belum ada aktivitas pengembangan diri berbasis experiential learning yang melakukan kegiatan sampai belasan hari. Boro-boro seminggu, untuk off dari kantor 3-4 hari saja perusahaan sudah banyak berpertimbangan, apalagi belasan hari. Mengapa? Kembali pada 2 catatan tadi, budaya di Indonesia belum sampai pada tahap seseorang berjuang mengembangkan dirinya, apalagi dengan metode experiential learning yang belum umum di masyarakat kita. Percaya nggak percaya, masyarakat masih mengagungkan aspek kepintaran saja alih-alih karakter yang tangguh pada diri orang-orang mudanya. Toh fakta menunjukkan bahwa justru pengangguran terdidik (Sarjana dan Diploma) malah meningkat, artinya lebih banyak orang pintar yang menganggur, ironis khan?
Kembali ke urusan kita yach. Pola-pola paling umum yang saya temui untuk program pengembangan diri, kisarannya 3 hari 2 malam. Katakanlah itu suatu latihan kepemimpinan bagi pelajar SMA atau mahasiswa. Dalam dunia usaha pun, pelatihan pengembangan diri 3 hari 2 malam sudah dianggap cukup lama. Acap terjumpai pula sebuah perusahaan hanya menyelenggarakan outbound sehari saja dari pagi sampai sore, atau yang lebih baik lagi jika menginap satu malam. Apa artinya itu? Artinya bahwa ketika kita menggunakan segala teori experiential learning dalam sebuah proses yang relatif singkat (dibandingkan dengan lama proses aslinya) maka sejatinya kita perlu melakukan modifikasi pemikiran dan metode. Tapi ini hanya untuk mereka yang memang mau menyelenggarakan acara dengan kajian ilmiah lho. Banyak juga sih, provider yang asal bikin kegiatan yang rame, seru, atau bikin acara nangis-nangisan di belakang, kemudian mengklaim sudah menggunakan metode experiential learning, ah bisa kacau itu.

Refleksi

 

Hal lain yang terreduksi secara signifikan adalah kompetensi fasilitator. Experiential learning yang sesungguhnya harus difasilitasi oleh mereka yang minimal ngerti dan menerapkan prinsip experiential learning. Mereka tidak harus psikolog (atau sarjana psikologi), dosen, atau guru tertentu. Saya berkeyakinan, semua orang dapat menjadi fasilitator experiential learning selama mau belajar dan bekerja keras menerapkan prinsip-prinsipnya, tentu saja ada jam terbang yang akan menentukan peningkatan kualitasnya.
Nah, di sekitar kita, ada ditemui penyelenggara outbound/ provider yang  punya tim yang jago dalam urusan teknis, misalnya teknis highrope atau arung jeram, termasuk evakuasinya lho. Namun seberapa banyak provider itu menyiapkan fasilitator yang mumpuni untuk memandau proses belajar para peserta? Saya tak ingin masuk lebih dalam ke hal-hal teknis praktis yang dalam banyak aspek sebenarnya menjadi sebuah urusan bisnis outbound. Ibaratnya, bisnis provider outbound yang hanya mengandalkan permainan saja itu sudah ada di “Red Ocean” yang banyak pemainnya, tapi yang main di “Blue Ocean” dengan teknis dan konsep yang prima ternyata masih sedikit.

Tentu bukan hal yang bijak jika kita masa bodoh, jika di satu sisi kita tahu sebuah teori yang bagus, namun tak tergerak hati untuk mengaplikasikannya. Bahwa konteks di sekitar kita tidak sama persis dengan tempat di mana teori tersebut dimunculkan, saya pikir kekuatan experiential learning adalah kreativitas untuk memodifikasi sehingga sesuai dengan konteks. Jika kita menyerah terhadap hal itu, jangan ngaku penggemar, apalagi pemakai experiential learning deh.

Ide Aplikasi
Saya akan cerita salah satu pengalaman menerapkan teori pembentukan kelompok dalam sebuah teamwork building dengan outbound sebagai metodenya. Peserta saat itu berjumlah 29 orang, terdiri dari level menengah ke atas dari sebuah perusahaan seluler. Waktu kegiatan 2 hari satu malam dengan acara menginap di lokasi kegiatan. 4 tahapan (saya abaikan tahap ke-5) yang secara  teoritis berbunyi forming, storming, norming, dan performing; saya terjemahkan dengan semangat experiential learning sebagai berikut:

Oh yha, saya akan cerita prinsip-prinsipnya saja, sementara detailnya (semoga) akan dituliskan dalam artikel tersendiri.
Tujuan Konseptual yang diminta pihak perusahaan adalah:
1.       Membangun kebersamaan secara personal  maupun kelompok
2.       Membangun hubungan yang baik antar cabang/ jaringan di  Sumatera bagian Selatan
3.       Mempersiapkan Sales Team yang memiliki kreativitas dan semangat tinggi dalam pencapaian target kinerja 2011
4.       Refreshing
Saya pikir tujuan konseptual tersebut sudah jelas sehingga nggak perlu diceritakan yach.

Karena peserta berasal dari perusahaan seluler, saya bikin “Membangun Menara Seluler” sebagai tujuan operasional outbound. Bagi yang belum tahu apa itu  “tujuan operasional,” silahkan baca lebih dahulu di buku outbound yang saya tulis, hehehe.... tapi saya kasih tahu saja deh supaya tidak penasaran. Tujuan Operasional adalah sebuah proyek/ hasil yang bisa dilihat untuk menilai tingkat keberhasilan peserta outbound, baik secara kelompok atau perorangan. Pada akhir proses, kelompok yang bisa membangun/ merangkai menara seluler dengan pencapaian terbaik, dinyatakan sebagai pemenang. Menara seluler dibuat dari pipet-pipet yang diperoleh/ diperjuangkan melalui berbagai permainan/ dinamika selama proses 2 hari 1 malam tersebut.

Kini kita masuk dalam pentahapan kegiatan; pentahapan yang coba saya pas-paskan dengan teori yang ada. Lho, kok di pas-paskan, yha iya lah namanya juga penyesuaian konteks.

Tahap 1, Forming ditandai dengan kedatangan peserta ke lokasi, acara pembukaan, serah terima, perkenalan dengan tim, pengenalan lokasi, istirahat untuk snack, senam peregangan badan,  lalu ditutup dengan sesi ice breaking. 3 dinamika dalam ice breaking yakni Mangga Keranjang, Yes-no, dan Hitung Kelipatan, mengajak peserta untuk melatih konsentrasi dalam suasana tawa gembira.

Tahap 2, Storming. Saatnya “mengobok-obok” emosi peserta melalui sesi Outbound I bertema “perjuangan makan siang.” 4 permainan yang gulirkan adalah: Tapak Bumi, Bola Olala, Sulur Maut, dan Komunikata. Prestasi peserta dalam bermain dikompensasi dengan sejumlah pipet. Makin bagus prestasi, makin banyak pipet yang didapat. Oh yha, jika ada yang belum tahu gimana cara bermain ketujuh nama permainan/ dinamika yang saya tulis tadi, janganlah berkecil hati karena tujuan kita bukanlah tahu detail permainannya tapi alur prinsipnya. Artinya permainannya diganti (nama) pun sebenarnya nggak masalah. Lagipula saya juga tidak berniat menjelaskan teknis permainan di artikel ini, he he eh.... Nah, dalam 4 permainan outbound ini terjadi kontak, komunikasi, diskusi, kerjasama, bahkan debat dan perbedaan pendapat antar peserta dalam kelompok, yha biarlah saja, khan justru itu yang diharapkan.

Singkat cerita, selesai Outbound I dengan 4 permainan, 4 kelompok peserta mendapat sejumlah pipet yang berbeda-beda banyaknya. Saya melelang 4 paket peralatan memasak berikut bahan mentahnya untuk tiap kelompok membuat sendiri lauk dan sayur makan siangnya. Nah, stormingnya mulai kenceng, tiap kelompok berlomba (dengan emosi) untuk memenangkan lelang, kenapa? Karena pemenang akan mendapat fasilitas dan bahan mentah yang komplit daripada yang kalah lelang. Pada akhirnya keempat paket tersebut berhasil dilelang dengan pembayaran sejumlah pipet. Perlu dipahami bersama, pipet-pipet yang didapat akan digunakan sebagai pembentuk menara, tapi sekaligus untuk membeli makan, seru.

Acara Memasak oleh tim yang nggak kebagian kompor.

 

Tahap storming berlanjut ketika tiap kelompok (yang mayoritas laki-laki) mengusahakan sendiri lauk untuk makan siangnya. Seru, apalagi bagi kelompok yang nggak dapat kompor; mereka mencari kayu bakar sendiri untuk membuat perapian.
Usai makan siang dengan menu tiap kelompok bervaraisi tergantung “keberhasilan” memasaknya, diadakan refleksi proses bersama fasilitator pendamping masing-masing. Setelah itu, tahap storming dilanjutkan dengan Outbound II untuk memperjuangkan makan malam, tenda bermalam, dan sarapan pagi esok hari. Bakiak, Blind Train, Menara Air, dan Pipa Bocor adalah 4 permainan yang digunakan untuk membuat “storm” pada peserta. Prinsip kompensasi perestasi permainan masih sama, digunakan untuk “membeli” bahan makanan.

Sore hari, saya jualan bahan makanan secara eceran. Untunglah semua habis diborong peserta dengan pipetnya, kalo tidak, siapa yang mau mengolah? Masa sore ke malam, ketika tiap kelompok mengupayakan makan malamnya dengan memasak, masuklah kita ke fase transisi antara storming dan norming. Dalam kelompok, pasti ada perbedaan pendapat dalam proses memasak, tapi ada juga pembentukan norma bersama. Pembagian tugas mulai terlaksana dengan lebih mulus (dibandingkan proses memasak siang hari) ditandai dengan kegembiraan (minimal kerelaan, lah) yang terpancar dari tiap peserta.

Api Unggun

 

Tahap 3, Norming. Usai makan malam, peserta diajak oleh fasilitator pendamping untuk ngobrol-ngobrol tentang pengalaman seharian yang diarahkan pada pembentukan norma pribadi dan kelompok.  Namun ini baru permulaan lho. Proses dilanjutkan dengan acara api unggun yang menampilkan kreasi tiap kelompok dengan tema “apa yang bisa kami lakukan untuk mengembangkan diri dan perusahaan?” Melalui acara api unggun juga digali nilai-nilai bersama dalam perusahaan yang menjadi potensi untuk dikembangkan bersama.

Salah satu tower seluler hasil perjuangan 2 hari.

 

Tahap 4, Performing, dilaksanakan pada hari kedua, dimulai dengan proses memasak sarapan yang kini menjadi “perayaan” tiap kelompok dalam mengaktualisasikan diri. Ada 2 jenis di tahap ini, yaitu performing untuk tiap kelompok dan (ini yang tak kalah penting) performing seluruh kelompok atau dalam konteks perusahaan. Proses performing kelompok dimulai ketika tiap kelompok menempatkan menara seluler yang telah dibuatnya (mulai dari sore hari pertama sampai pagi hari kedua) pada posisi yang disepakati kelompok. Di area penempatan menara, terdapat beberapa poin yang bisa dijangkau oleh puncak menara, makin tinggi menara, tentu makin jauh daya jangkaunya, walau itu belum otomatis memenangkan outbound, mengapa? Karena yang dihitung adalah berapa akumulasi poin yang bisa dijangkau. Yang jelas, tiap kelompok sudah puas dan mantap dengan apa yang sudah dicapai dan dihasilkan (menara seluler dan penempatannya), sip.

Kalo ini tim yang nggak kebagian kompor untuk masak, kayu bakar pun tidak; hanya batu-bata dapatnya.

Performing kelompok dilanjutkan dengan simulasi mempertahankan tower dari serbuan predator, apa pula ini? Gini, tiap kelompok masuk arena paintball membawa menara seluler masing-masing, untuk bermain “simulasi perang” melawan 4 fasilitator yang berperan sebagai predator yang berusaha mengambil alih menara peserta. Di lain pihak, peserta berusaha melumpuhkan predator. Tiap kelompok berstrategi dan melawan para predator dengan semangat, ada yang berhasil mempertahankan menaranya, namun ada juga yang menaranya berhasil direbut predator. Seru.

Mempertahankan tower seluler dari serbuan predator.

Tahap terakhir adalah performing untuk seluruh peserta tanpa membedakan kelompok, gimana nih proyeknya? Ini yang disebut final project. Konteksnya begini; masih ingat menara yang tadi didirikan tiap kelompok di tempat tertentu? Nah tiap menara menghasilkan poin tertentu, daaaaan, ternyata jika seluruh menara poinnya dijumlahkan, masih belum mencapai seluruh poin yang disebar, artinya penempatan tiap menara belum maksimal, mengapa? Karena keputusan menempatkan menara dilakukan oleh 4 pihak yang berorientasi hanya pada menaranya sendiri, akibatnya ternyata ada poin yang tidak terjangkau sinyal menara.

Nah, sebagai final project perwujudan performing seluruh peserta outbound, saya menantang peserta untuk merevisi penampatan menara sehingga seluruh menara yang ada dapat mencapai hasil/ poin maksimal. Peserta yang penasaran rupanya tertantang, sehingga otomatis mereka dari 4 kelompok melebur untuk melakukan perhitungan bersama demi mendapatkan hasil paling bagus. Hasilnya memang bagus, pergeseran beberapa menara sekarang menghasilkan poin total lebih tinggi.

Melalui penceritaan beberapa peserta akhirnya disadari dan disepakati bahwa kerjasama antar bagian dengan analisa cerdas akan menghasilkan prestasi yang lebih bagus daripada tiap bagian bekerja sendiri-sendiri. Nilai itulah yang akhirnya saya tekankan sebagai penutup proses outbound.

Teman-teman, itulah sedikit refleksi aksi saya terhadap  buah pemikiran Bruce Tackman tentang proses pembentukan kelompok. Semoga sekelumit kisah tadi menginspirasi kita semua untuk juga memikirkan dan melaksanakan sebuah dinamika/ aktivitas/ permainan yang bisa dimaknai sebagai “kemenangan bersama” dalam suatu kegiatan outbound atau latihan kepemimpinan yang bertema kerjasama kelompok atau sejenisnya.

Palembang, 25 Februari dan 18 Maret 2011
Agustinus Susanta