Strategi Merancang Rute Outbound

Tulisan ini adalah secuplik naskah dalam buku "Pelatihan Berbasis Permainan" mengenai bagaimana merancang skenario rute outbound.
Buku ditulis dengan pendekatan keilmuan experiential learning yang dikemas dalam sebuah cerita per-outbound-an yang seru.

Yuk langsung saja kita nikmati...

“Nah, sekarang kita akan lihat nih, misalnya jumlah pesertanya banyak. Bagaimana kita mengatur rutenya? Kebetulan diantara kita sudah ada 2 sukarelawan yang membuat contoh skenarionya, dan akan menunjukkan pada kita semua. Mari kita sambut dengan meriah Mbak Setyowati dan Mbak Murtiah.” Abdulah tanpa basa-basi memanggil Setyo dan Murtiah, untuk presentasi pula. Kaget juga mereka tiba-tiba diminta tampil, pantesan tanda-tandanya sudah ada ketika sebelum sesi, Abdulah memastikan kedua rute itu sudah ditulis ulang dalam komputernya. Ternyata mau ditampilkan, huh. “Jadi kedua outbounder kita ini akan menjelaskan pergerakan peserta untuk acara bagi 250 siswa SMP yang akan outbound di tempat ini, di COCOK. Nanti silakan bergantian mempresentasikannya ya Mbak. Saya bantu tampilkan slidenya saja.”

Setyo dapat giliran pertama, dan ditampilkanlah hasil perjuangannya membuat rute.

3 Versi Pergerakan

	Pos Pipa Bocor	Pos Spider web	Pos Flying Fox	Pos Gegana	Pos Puzzle	Pos Lempar Bola	Pos Cari belut di kolam	Pos Alcatraz	Pos Gobak Sodor	Pos Tarik Tambang
Sesi -1	1 & 2	3 & 4	5 & 6	7 & 8	9 & 10	11 & 12	13 & 14	15 & 16	17 & 18	19 & 20
Sesi -2	19 & 20	1 & 2	3 & 4	5 & 6	7 & 8	9 & 10	11 & 12	13 & 14	15 & 16	17 & 18
Sesi -3	17 & 18	19 & 20	1 & 2	3 & 4	5 & 6	7 & 8	9 & 10	11 & 12	13 & 14	15 & 16
Sesi -4	15 & 16	17 & 18	19 & 20	1 & 2	3 & 4	5 & 6	7 & 8	9 & 10	11 & 12	13 & 14
Sesi -5	13 & 14	15 & 16	17 & 18	19 & 20	1 & 2	3 & 4	5 & 6	7 & 8	9 & 10	11 & 12
Sesi -6	11 & 12	13 & 14	15 & 16	17 & 18	19 & 20	1 & 2	3 & 4	5 & 6	7 & 8	9 & 10
Sesi -7	9 & 10	11 & 12	13 & 14	15 & 16	17 & 18	19 & 20	1 & 2	3 & 4	5 & 6	7 & 8
Sesi -8	7 & 8	9 & 10	11 & 12	13 & 14	15 & 16	17 & 18	19 & 20	1 & 2	3 & 4	5 & 6
Sesi -9	5 & 6	7 & 8	9 & 10	11 & 12	13 & 14	15 & 16	17 & 18	19 & 20	1 & 2	3 & 4
Sesi -10	3 & 4	5 & 6	7 & 8	9 & 10	11 & 12	13 & 14	15 & 16	17 & 18	19 & 20	1 & 2

“Saya akan menjelaskan matrik ini,” Setyo memulai penjelasannya. “Jumlah peserta ada 250 anak, dan dibagi dalam 20 kelompok sehingga tiap kelompok beranggaotakan sekitar 12 atau 13 orang. Mereka akan memainkan 10 permainan di 10 pos, yaitu: Pipa Bocor, Spider Web, Flying Fox, Gegana, Puzzle, Lempar Bola, Cari Belut di Kolam, Alcatraz, Gobak Sodor, dan Tarik Tambang. Dalam satu pos permainan, akan bertemu dua kelompok sesuai jadwal tiap sesi. Nanti ada total 10 sesi permainan.” Setyo lalu melanjutkan penjelasan dengan sekilas menerangkan di mana saja ke 10 titik lokasi permainan outbound berada.

Setelah itu giliran Murtiah yang presentasi setelah matrik buatannya ditampilkan

	Pos P			Pos Q			Pos R			Pos S			Pos T			Pos U
09.00 - 09.30	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18
09.30 - 10.30	7	8	9	1	2	3	4	5	6	16	17	18	10	11	12	13	14	15
10.30 - 11.30	4	5	6	7	8	9	1	2	3	13	14	15	16	17	18	10	11	12
istirahat
13.00 - 13.30	10	13	16	11	14	17	12	15	18	1	4	7	2	5	8	3	6	9
13.30 - 14.00	12	15	18	10	13	16	11	14	17	3	6	9	1	4	7	2	5	8
14.00 - 15.00	11	14	17	12	15	18	10	13	16	2	5	8	3	6	9	1	4	7

 “Sama seperti tadi yang dipresentasikan Mbak Setyowati, jumlah peserta 250 siswa SMP, tapi saya bagi dalam 2 grup besar masing-masing berisi 9 kelompok. Kelompok 1 sd. 9 masuk grup A dan kelompok 10 sampai 18 masuk grup B. Pada pagi hari, 9 kelompok dari Grup A main di 3 pos yaitu P, Q, dan R. Sedangkan Grup B main di Pos S, T, dan U. Tiap Pos akan diisi 3 kelompok. Setelah makan siang, gantian, 9 kelompok dari Grup B main di Pos P, Q, dan R selama 3 sesi permainan. Maka yang dari Grup A kini main di Pos S, T, dan U.

Waktu di tiap pos permainan adalah 30 menit. Sedangkan waktu istirahat 1,5 jam. Jika proses dimulai pada pukul 9 pagi, maka pada pukul 3 sore outbound sudah selesai. Saya tidak menentukan di tiap pos itu permainannya apa saja; namun prinsipnya apa pun permainannya, waktu maksimal adalah 30 menit. Demikian penjelsan matrik ini,” Murtiah lalu mengakhiri presentasinya.

Semua peserta memerhatikan kedua presentasi tersebut, terlebih Yulandro yang juga diam-diam membuat oret-oretan tugas Abdulah. Maka sambil mendengarkan presentasi Setyo dan Murtiah, dia membandingkannya dengan hasil rutenya. Yulandro sendiri membagi 250 peserta dalam 16 kelompok yang dibagi dalam 4 pos permainan. Tiap pos diisi 4 kelompok, untuk main selama 4 putaran. Hmmm… jadilah, pikir Yulandro.

Beginilah oret-oretan Yulandro:

	Permainan A				Permainan B				Permainan C				Permainan D
Putaran I	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16
Putaran II	5	8	9	13	1	4	10	14	2	6	15	16	3	7	11	12
Putaran III	6	7	10	11	3	11	12	15	1	4	13	14	2	5	9	8
Putaran IV	12	14	15	16	2	9	13	16	3	5	7	8	1	4	6	10

Abdulah lalu memersilakan peserta untuk memberi komentar pada 2 skenario rute buatan Setyo dan Murtiah, yang jika disimpulkan menghasilkan:

Skenario Setyowati:

• Skenario secara teknis sudah benar, namun karena  menggunakan terlalu banyak permainan, 10 jenis, sehingga berpotensi membuat waktu outbound menjadi lama.
• Peserta pun berpotensi lebih lelah untuk mengikuti 10 pos permainan.
• 10 jenis permainan tersebut jika dimainkan oleh 2 kelompok @ 12 atau 13 orang akan menghasilkan lama waktu yang selisihnya lama untuk konteks tempat di COCOK. Misal untuk main flying fox 2 kelompok atau 24 orang di COCOK memerlukan waktu sekitar 40 menit, sementara untuk permainan “Lempar Bola” paling-lama memerlukan waktu 10 menit. Artinya ada perbedaan waktu yang mencolok antara 2 permainan ini; untuk permainan lain tentu bisa dikaji dengan cara serupa.
• 2 kelompok bertemu terus selama 10 sesi permianian bisa membuat bosan pesertanya.

Skenario Murtiah:

• Secara teknis, skenario jadwal dan rute sudah tepat, dan tidak terlalu ribet.
• 6 pos permainan yang @ diisi 3 kelompok juga masih dianggap pas.
• Waktu 30 menit tiap pos juga dianggap pas, pun untuk konteks waktu keseluruhan untuk bermain. Namun karena tidak disebutkan jenis permainannya, belum tahu juga apakah 30 menit itu juga akhirnya menjadi tetap pas.

Adapun Yulandro melakukan penilaian sendiri terhadap skenario rutenya yang hasilnya adalah sudah lumayan bagus.

Karena sudah banyak yang memberi tinjauan pada kedua contoh skenario rute tadi, maka akhirnya Abdulah hanya menegaskan beberapa hal prinsip saja sebelum outbounder membuat jadwal perjalanan peserta outbound, yaitu:

1. Pastikan pembagian kelompok peserta menghasilkan jumlah anggota kelompok sesuai dengan jenis permainan yang dipilih. Jangan sampai jumlah anggota kelompok terlalu banyak untuk memainkan suatu permainan, atau sebaliknya kekurangan orang untuk bermain.
2. Pastikan ketersediaan perlengkapan permainan sesuai skenario jadwal, apakah memang hanya perlu 1 set permainan, 2, 3, atau mungkin perlu 4 set permainan. Akan baik jika disediakan perlengkapan cadangan.
3. Pastikan waktu permainan di tiap pos dibuat relatif sama.
4. Perhatikan waktu perpindahan satu pos ke pos lain juga relatif sama.
5. Sistem fasilitator terhadap kelompok peserta harus jelas, apakah:
6. a)      Fasilitator/ instruktur mengikuti peserta dan di tempat yang telah ditentukan tinggal membawakan permainan yang perlengkapannya sudah tersedia/ ditinggal di situ.
   b)      Kelompok peserta yang bergerak menuju tempat permainan di mana perlengkapan dan fasilitator menunggu di sana.
7. Jika membuat skenario untuk jumlah kelompok atau peserta yang banyak usahakan yang sederhana saja sehingga meminimalkan peserta yang bingung sehingga salah membaca jadwal. Dalam sistem rotasi, keterlambatan satu kelompok datang ke pos, atau sebaliknya keterlalulamaan suatu kelompok di pos bisa mengganggu jadwal secara keseluruhan. Untuk kondisi semacam itu, sangat disarankan ada petugas khusus yang memberi tanda kapan peserta harus berrotasi dari satu pos ke pos lainnya.
8. Perlu dipertimbangkan juga apakah antara satu kelompok dengan kelompok lain di pos yang berbeda bisa saling melihat permainan, atau justru konsepnya antar pos supaya tidak bisa saling melihat permainannya.

Pada akhir paparannya, Abdulah memberi tips, bahwa prinsip Merancang serial dinamika kelompok/ outbound, adalah  KREDIT, kependekan dari Kreatif, Detail, dan Telaah. Kreatif itu mengacu melalui berbagai bahan (bacaan/ pengalaman), seorang fasilitator mestinya dapat merancang skenario yang menarik. Detail itu berarti semua hal, sampai yang terkecil sudah diperhitungkan. Sedangkan Telaah adalah  meninjau ulang keseluruhan skenario sehingga mengarah pada tujuan konseptual dan operasional, serta brat ringan permainan dan kompensasinya logis.

Usai materi, Setyo merasa bahwa masih banyak hal yang ternyata perlu dipelajarinya, termasuk untuk sekedar menentukan rute dan jadwal. Ah… tambah menantang saja urusan outbound ini. Hmf… masih ada satu sesi lagi acara ngobrol malam ini, tapi badan Setyo terasa lelah, mungkin karena ladas main hujan-hujanan sore tadi. Ah, ngobrol-ngobrol lagi, mending istirahat saja, demikian akhirnya Setyo memilih tidur di tendanya daripada ikut ngobrol tentang perkembangan suksesi outbounder yang tergabung dalam FOKI.

bersambung ....

Nah, inilah penampakan calon sampul buku "Pelatihan Berbasis Permainan"

7 Dusta Fasilitator Outbound Lebay

Dalam kegiatan outbound atau sejenisnya, instruktur, fasilitator, game master, -atau apa pun istilah yang digunakan untuk pemandu acara- dituntut untuk selalu menjaga suasana agar kondusif. Nah, kadang seorang fasilitator, entah disadari atau tidak, mengungkapkan hal-hal yang sebenarnya mengandung dusta guna “memelihara” suasana dengan peserta tersebut. Mungkin maksudnya bikin lelucon atau untuk menghidupkan suasana, namun dengan menyampaikan hal-hal yang lebay mengandung kedustaan.

Tulisan ini akan menyingkap 7 dusta fasilitator lebay yang sering dikemukakan demi memelihara suasana outbound (menurut yang bersangkutan). Apa saja 7 duta tersebut? Mari kita simak.

1.       Jam Karet

“Ya, waktu tinggal SEPULUH menit lagi” begitu teriak seorang fasilitator pada rombongan peserta outbound yang sedang main games pipa bocor. Maka para peserta pun lebih giat bermain. Eeee… lima menit kemudian, si fasilitator tersebut kembali berkata, “Yak, waktu tinggal SATU menit lagi!” akibatnya peserta makin giat sambil diiringi rasa panik dalam menyelesaikan permainan.

Dusta “memermainkan” waktu atau durasi kerap dilakukan fasilitator yang nggak punya konsep jelas dalam pendampingan. Mungkin maksud si fasilitator adalah supaya proses lebih dramatis, maka maka ketentuan waktu yang sudah dia ucapkan di awal, ditengah-tengah atau di akhir proses dengan mudahnya dimanipulasi. Tak hanya memercepat proses, memerlama proses pun juga manipulasi, misalnya dari 10 menit yang disebutkan tersisa, setelah lewat sepuluh menit, dibilang masih ada waktu tiga menit lagi.

Bagi sebagian peserta, waktu yang berubah-ubah mungkin tak menjadi masalah karena fokus mereka bermain. Namun bagi sebagian yang lain, apalagi yang kritis, ini bisa menjadi masalah karena mereka merasa dipermainkan; walau dalam konteks sedang melakukan suatu permainan.

2.       Hadiah Mewah, Sanksi Keji

“Ya, pemenang lomba ini akan mendapat hadiah menginap tiga malam lagi di villa ini” demikian papar seorang fasilitator sebelum beberapa kelompok akan lomba dalam sebuah permainan outbound. Peserta tertawa, pun fasilitatornya, seolah itu hal yang lucu. Padahal sang fasilitator pasti tahu itu adalah dusta, sedangkan hampir semua peserta juga beranggapan itu juga dusta. Variasi dusta hadiah yang lain, misalnya peserta yang menang akan mendapat hadiah mobil, dalam bentuk brosur. Apakah pemenang memang mendapat hadiah nginep tiga malam lagi di vila tersebut? Atau dapat brosur mobil? Ah… ada-ada saja

Bentuk pendustaan kebalikan dari hadiah adalah hukuman atau sanksi bagi yang kelompok yang kalah, misalnya “Kelompok yang kalah dalam permainan ini tidak akan dapat makan malam.” Atau “Kelompok yang kalah pulang dari Puncak ke Jakarta Jalan kaki.” Apakah memang begitu adanya? Tanyakan pada sang fasilitator yuk…

3.       Kawasan Rawan

“Kak, sungai itu dalam ya?” tanya seorang peserta outbound pada seorang fasilitator, “Wah, dalam sekali, Dik; kira-kira 3 meter” jawabnya dengan lagak kurang meyakinkan. Jawaban itu membuat si peserta agak takut sambil membatin, “Wow, 3 meter, berbahaya sekali nih.”

Padahal, sang fasilitator tahu bahwa kolam itu hanya 1 meter dalamnya, tetapi kenapa sampai mengungkapkan kedustaan mengenai dalam kolam? Apakah supaya peserta takut?

Ada pula fasilitator yang hobinya menakut-nakuti peserta akan kawasan di sekitar tempat outbound, misalnya. “Di kolam itu banyak ular dan buayanya, lho,” atau “Jangan sampai masuk hutan itu ya, masih banyak harimau di sana, bisa diterkam nanti kamu kalau masuk ke sana.”  Kalau dia tahu persis kondisinya seperti itu, nggak apa-apa, namun kalau dia hanya ngarang-ngarang cerita, ya dusta itulah. Padahal untuk mengungkapkan kewaspadaan peserta akan lokasi outbound, masih bisa dengan cara yang lebih masuk akal, kok, alih-alih dusta. Emang peserta outbound mau dijebloskan untuk perang gerilya di hutan belantara?

4.       Perbandingan Berlebihan

“Kami sudah sering memainkan games ini, minggu lalu, ada grup dari anak-anak SD yang menyelesaikannya ini hanya dalam waktu 15 menit. Nah apakah teman-teman dari PT Jayabotol bisa memecahkan rekor tersebut?” Demikian penjelasan sang fasilitator pada kelompok outbound sebelum memainkan suatu games. Sang fasilitator memang sudah sering memainkan games tersebut, tetapi dia tahu bahwa minggu lalu dia tidak memainkannya untuk anak SD, pun sekian bulan lalu dia pernah memainkannya untuk anak SD, waktu penyelesaiannya 25 menit, bukan 15 menit seperti yang dipaparkan barusan.

Kenapa dia berdusta? Mungkin karena ingin memberi tambahan tantangan pada kelompok yang hendak main. Atau dia tidak punya ide lain untuk lebih menyemangati peserta sebelum main, entahlah.

5.       Semua Luar Biasa

Dalam suatu sesi penutupan outbound, seorang fasilitator berkata di hadapan peserta, “Akhirnya kita akan mengakhiri outbound hari ini. Saya melihat semua kelompok sudah bermain sangat bagus, walau akhirnya hanya satu yang akhirnya menjadi pemenang, namun bagi saya, semua adalah pemenang,” peserta pun bergemuruh dalam tepuk tangan. Lalu sang fasilitator melanjutkan, ”Dalam tiap permainan, saya melihat bahwa kerjasama sudah terjalin dengan sangat baik, kompak. Komunikasi antar pesertapun sudah berjalan dengan efektif. Saya juga mengamati bahwa daya juang teman-teman dalam menyelesaikan outbound sungguh mengagumkan, luar biasa…” peserta pun kembali menenggelamkan diri dalam tepuk tangan kebanggan. Sang fasilitator tak kalah bangganya, sehingga melanjutkan puja pujinya pada peserta; bla bla bla….

Padahal, padahal nih, sang fasilitator mendapati bahwa tidak semua kelompok peserta menjalin kerjasama dan komunikasi dengan baik, bahkan beberapa kelompok malah gagal menyelesaikan permainan. Sang fasilitator mendapati pula kelompok yang justru menyerah di tengah permainan karena capek atau putus asa. Pendeknya, sebenarnya dinamika outbound tersebut biasa-biasa saja, ada kelompok yang bagus, ada yang kurang maksimal, dan ya biasa-biasa saja lah secara statistik teknis permainan.

Tetapi kenapa sang fasilitator mengatakan bahwa semuanya sangat bagus, Luar biasa semua…? Coba tanya kenapa…

6.       Ah, Payah

Sebenarnya, dinamika peserta dalam suatu outbound dikategorikan standar. Ada kelompok yang pencapaiannya sangat bagus, ada yang lumayan bagus, namun ada pula yang biasa-biasa saja. Namun, dalam pemaknaan proses di akhir outbound, sang fasilitator berkata. “Sebenarnya permainan-permainan tadi itu mudah sekali, tapi kenapa ya masih ada peserta yang gagal menyelesaikannya?” peserta yang mendengarnya pun jadi senyap. “Saya lihat, strategi teman-teman tadi kurang jitu, apalagi banyak yang kurang kompak, malah ada beberapa yang malah berdebat terus. Pantas saja nilainya kecil-kecil.” Peserta makin senyap sementara sang fasilitator makin berapi-api “menistakan” pencapaian peserta. Pendek kata, yang dia bahas adalah sebagian kecil proses yang menurutnya belum maksimal; sementara pengalaman-pengalaman keberhasilan yang justru dialami sebagian besar peserta malah seolah diabaikan.

Dan akhirnya, ketidakobyektifan paparannya ditutup dengan motivasi ala dia, “Nah, dalam outbound ini kita sudah belajar dari banyak kesalahan. Semoga nanti setelah kembali ke tempat kerja, teman-teman bisa memerbaikinya sehingga kinerjanya makin bagus.”

7.       Dukun

“Tadi ada kelompok yang sempat tercebur saat main rakit,” demikian seorang fasilitator memberi evaluasi saat akhir suatu outbound. Lalu dia melanjutkan paparan tentang pentingnya sebuah perhitungan dan koordinasi, khususnya dalam konteks permainan rakit. Peserta menyimak dengan hikmat, sambil bertanya-tanya dalam hati, “Wah, kelompok siapa nih yang tadi kecebur?”

Sang Fasilitator lalu melanjutkan, “Dalam permainan pipa bocor, tadi ada juga kelompok yang sangat luar biasa, bisa mengeluarkan 20 bola, hebat,” Peserta masih menyimak dengan takjub sambil bertanya-tanya dalam hati “Wah, kelompok siapa tuh yang hebat begitu?” sementara sang fasilitator berceramah tentang betapa kerjasama yang baik bisa menghasilkan sesuatu yang maksimal.

Keesokan harinya, di kantor, peserta saling bertanya, kelompok siapa yang kecebur saat main rakit, ternyata nggak ada tuh… Diselidiki juga, kelompok mana yang bisa ngeluarkan 20 bola dalam permainan pipa bocor; ternyata nggak ada juga, karena rata-rata hanya mengeluarkan 7 bola. Nah, berarti si fasilitator berdusta dong. Tapi, penjelasannya tentang pentingnya perhitungan, koordinasi, kerjasama, komunikasi dan lain-lain itu benar dan menarik sih, bermanfaat. Tapi yang tetap menjadi misteri itu, siapa sih yang sebenarnya kecebur? Coba tanya tuh sang fasilitator.

Fasilitator pasti tidak melihat semua proses peserta dalam tiap lokasi permainan, apalagi jika jaraknya berjauhan. Memang dia sudah sering outbound dengan permainan yang sama, dan yang terjadi juga lebih kurang sama. Tetapi menyatakan sesuatu yang tidak terjadi, tentu sebuah kedustaan, pun itu maksudnya dijadikan pintu masuk untuk sebuah pemaknaan bagi peserta. Emang dukun, bisa meramal atau menerawang yang nggak kelihatan?

Nah, itu tadi 7 dusta yang kadang dilakukan fasilitator outbound demi menjaga suasana atau (seolah-olah) ketercapaian suatu proses.

Namun yang jelas, instruktur/ fasilitator outbound itu adalah profesi yang menarik, yang menuntut penguasaan experiential learning. Banyak hal yang perlu dipelajari dan dipraktikkan sebelum kita bisa memfasilitasi outbound dengan elegan, tanpa harus menyampaikan sesuatu yang mengandung dusta.

Akhirnya, jika ada yang belum yakin dengan 7 kedustaan fasilitator outbound, sebaiknya, jangan langsung percaya ya, karena siapa tahu tulisan ini juga mengandung dusta. Nah, lo…

Palembang, 27 Nopember 2016.

Agustinus Susanta, Fasilitator Utama

Outbound di Palembang - Podomoro

Outbound di Podomoro kembali menggeliat dengan kerimbunan pepohonannya.

bahkan, kini sudah bisa pula untuk kemping dengan tenda dome.

Yuk, Outbound lagi di Podomoro - Palembang

Outbound Darat-Air-Udara di Palembang

Sudah tahu, lokasi Outbound seru di seputaran Palembang?
Salah satunya ada di Gasing Waterbay

Main ke sana yuk....