Jurus Anti Galau Membentuk Kelompok

Kebetulan sekali ketika saya mau cerita tentang pengalaman 2 minggu lalu memfasilitasi 2 kegiatan pelatihan, ada teman di grup AELI yang mengirim postingan sejenis. Tema tulisan saya kali ini adalah salah satu resep cespleng membentuk dan mengembangkan kerjasama dalam sebuah kelompok, fokusnya pada cerita pengalaman saya menggunakan Teori/ konsep 4 fase/ tahap dalam meningkatkan kualitas sebuah kelompok. Tulisan dalam artikel ini adalah kombinasi antara refleksi saya dalam berkegiatan, saripati diskusi di grup AELI (Asosiasi Experiential Learning Indonesia), dan sebuah teori dari ranah ilmu psikologi.

Teori  FSNP

Kita mulai dari sebuah teori yang dirilis pada tahun 1965 oleh Bruce Wayne Tuckerman, seorang Profesor Psikologi Pendidikan di Ohio State University. Dia membuat 4 tahapan atau fase dalam upaya membentuk sebuah kelompok. Tentu saja teori tersebut didasari dengan berbagai eksperimen sebelumnya. 4 tahapan pembentukan kelompok tersebut adalah:

1.       Forming

Pada tahap awal,  kelompok  membuat orientasi akan esensi keberadaannya, karena logikanya tiap kelompok dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu. Orientasi dapat dicapai terutama melalui pengujian yang  berfungsi untuk mengidentifikasi batas-batas perilaku baik secara  interpersonal maupun terkait pencapaian tugas dalam mencapai tujuan bersama. Pada tahap ini juga dirumuskan hubungan tiap anggota kelompok  dengan para pemimpin, anggota kelompok lain. Tiap anggota kelompok punya ketergantungan dan relevansi dengan aturan/ standar yang telah dibuat. Orientasi, pengujian dan ketergantunganmerupakan proses pembentukan kelompok.

Yel-yel cukup efektif digunakan dalam Fase Forming

2.       Storming

Fase kedua dalam pembentukan kelompok ditandai dengan munculnya konflik dan polarisas/ pengkubuan, baik terkait  masalah pribadi, maupun respon emosional dalam menanggapi proses penugasan untuk mencapai tujuan kelompok. Prilaku ini mencerminkan penolakan atau ketidaksesuaian pribadi  terhadap kesalingtergantungan kelompok dan persyaratan pencapaian tugas.

3.       Norming

Penolakan-penolakan/ resistensi di tahap sebelumnya pada akhirnya memunculkan perasaan kesalingtergantungan satu sama lain dan terhadap kelompok. Ada kesadaran bahwa semestinya tiap anggota kelompok  justru mengembangkan kekompakan. Pada tahap ini standar baru berkembang, dan wacana aturan-aturan baru/ penyesuaian  didiskusikan bersama. Personalitas tiap anggota kelompok  mulai muncul dan  pendapat pribadi mulai diapresiasi dan didiskusikan untuk menjadi kesepakatan/ standar besama dalam pelaksanaan  tugas guna mencapai tujuan bersama.

4.       Performing

Akhirnya, kelompok ini mencapai tahap keempat dan terakhir di mana terbentuk struktur/relasi baru antar anggota kelompok.  Masalah perbedaan pendapat/ pandangan telah diselesaikan. Aturan-aturan yang disepakati bersama menjadi fleksibel dan lebih fungsional, serta energi kelompok terfokus dalam pencapaian tujua bersama.

Pada tahun 1977, Pak Tuckerman menambahkan satu tahap lagi yang dinamai “Adjourning” namun itu tidak akan kita bahas.

Nah, paparan di atas adalah sebuah teori yang berangkat dari eksperimen psikologi. Aplikasi teori pembentukan kelompok tersebut  ternyata bisa juga diterapkan dalam  salah satu kegiatan experiential learning. Bagaimana caranya? berikut ini salah satu aplikasinya, seperti saya kutip dari pengalaman seorang fasilitator experiential learning. Konteks experiential learning pada paparan berikut ini adalah kegiatan pelatihan/pengembangan karakter berbasis petualangan di alam terbuka.

Penerapan Teori  FSNP pada Pelatihan berbasis Petualangan

1.       Fase FORMING

Peserta  'menyepakati' sistem norma yang mengatur interaksi mereka dalam berkelompok. Nilai-nilai yang diterapkan biasanya masih kental dipengaruhi latar belakang sosial budaya darimana peserta  berasal. Dalam  pelatihan, kita sebagai fasilitator bisa 'campur tangan' terhadap  sistem norma yang  akan mereka sepakati,  yaitu pada Sesi Pengkondisian (Opening Brief, Ice Breakings, Trust Activities, dan Skills Coaching bila dianggap perlu) terhadap  beberapa  komitmen awal berkegiatan. 

2.       Fase STORMING

Sistem nilai yang  sebelumnya telah peserta  sepakati, “diuji” melalui Sesi Team Trials atau Initiative Problem Solving Games. Harusnya pada akhir sesi ini para peserta mulai mempertanyakan nilai-nilai yang  selama ini mereka yakini. Aktivitas yang baik akan 'membenturkan' sistem nilai yang selama ini dipakai peserta dengan nilai-nilai positif yang ingin disampaikan lewat program pelatihan ini. Peran fasilitator lumayan dominan pada sesi ini. Storming yang  baik memungkinkan peserta untuk 'galau' baik dengan diri sendiri maupun terhadap kelompoknya. Mereka akan mempertanyakan apakah sistem nilai/norma yang selama ini diterapkan bisa efektif dalam menghadapi tantangan selanjutnya. Bisa jadi peserta mengalami gesekan pendapat dalam menyepakati norma-norma baru ini. 

Mengupayakan makan siang sesuai prestasi kelompok dalam Fase Storming

3.       Fase NORMING

Ketika menyepakati sistem nilai/norma-norma baru, sebenarnya peserta mulai masuk ke fase NORMING. Penyepakatan tersebut menjadi koreksi atas inefektivitas sistem sebelumnya. 

4.       Fase PERFORMING

Tahap akhir tentu saja PEMBUKTIAN (Perform) bahwa sistem nilai yang  baru tersebut memang efektif diterapkan untuk menghadapi tantangan selanjutnya. Pada banyak pelatihan Outdoor, fase pembuktian ini sering dibuat dalam  pengerjaan proyek berat pada akhir aktivitas -makanya akrab disebut Final Project- yang  sifatnya relatif berat namun seharusnya tingkat keberhasilannya tinggi. Pada program-program Adventure Education, fase Performing biasanya dilakukan dengan   mekanisme Final Expedition yang  mungkin saja secara  fisik menantang namun secara  psikologis sudah lebih nyaman dijalani karena komitmen normatif sudah terbentuk. 

Wah menarik sekali yach, paparannya. Memang saya membatasi penjelasan hanya sampai prinsip-prinsipnya saja, tidak masuk dalam detil per-aktivitas, karena itu akan sangat panjang urusannya. Semoga itu sudah cukup menggambarkan aplikasi  teori FSNP dalam konteks pelatihan berbasis petualangan. 

Aplikasi Teori  FSNP pada Latihan Kepemimpinan

Nah, kini saya cerita tentang aplikasi ala saya terhadap  konsep FSNP dalam beberapa kegiatan pendampingan pelatihan yang pernah saya lakukan. Lebih sering sih digunakan untuk kegiatan Latpim/ latihan kepemimpinan berdurasi  3 hari 2 malam.

1.       Fase Forming

Fase  ini sering saya terjemahkan sebagai tahap pembentukan yang bisa dinamai dengan FASE SIAPA AKU. Tahap pertama ini diisi dengan kegiatan perkenalan, dinamika pencair suasana, dan dinamika yang bisa menunjukkan potensi tiap peserta. Tahap ini bisa berlangsung sampai setengah hari.

2.       Fase Storming

Saya sering menyebut tahap ini dengan istilah dengan tahap ‘diobok-obok’ atau fase SIAPA KAMU!? Seiring dengan tren, bisa juga disebut dengan FASE GALAU. Pada tahap ini, peserta dikondisikan galau karena konflik kepentingan, baik antar peserta  maupun dengan  fasilitator. Peserta diberi tugas yang  konsekuensinya bisa bikin emosi, misalnya dikompensasikan untuk makan. Tantangan yang  menguras emosi biasanya turut menyukseskan fase ini. Tahap yang diwarnai konflik kepentingan ini (sehingga sampai bisa memunculkan pertanyaan serangan,”Emangnya siapa sih kamu itu!?,  kok, berani-beraninya bertindak dan berpendapat seperti?”) bisa berlangsung sampai 3/4 hari.

3.       Fase Norming

Merefleksikan pengalaman yang baru saja dijalani dalam Fase Norming

Tahap pembentukan norma ini sering juga saya namai Fase INI KAMI, karena isinya bernuansa kebanggaan akan “Inilah Kami.” Tahap ini diisi dengan refleksi/ pemaknaan/ debriefing dari kegiatan-kegiatan di fase Storming untuk membentuk norma-norma baru yang perlu dihidupi sebagai suatu kelompok. Bisa juga ditambahkan pentas seni dan kebersamaan dalam kelompok-kelompok kecil, di mana iklim kompetisi/ persaingan sudah mulai ditinggalkan. Tahap ini bisa berlangsung sampai setengah hari.

4.       Fase Performing

Tahap ini sering juga saya namai sebagai  tahap INILAH KITA, karena saat inilah peserta menunjukkan prestasi yang bisa dicapai berkat “kekitaan,” tak ada lagi “saya,” atau “kami” lagi, yang ada adalah Inilah Kita. Tahap terakhir ini biasa diawali dengan Final Project, lalu debriefing, dan diakhiri dengan pernyataan komitmen dalam kelompok besar, bisa secara  lisan maupun tertulis. Tahap ini bisa berlangsung sampai 1/3 hari.

Uraian di atas adalah contoh interpretasi saya terhadap konsep FSNP. Saya yakin masih ada yang belum jelas dengan apa yang tertulis di situ, maka setelah ini saya tuliskan juga contoh skenario/ jadwal kegiatan pelatihan yang bernafaskan FSNP. Semoga makin memperjelas.

Skenario Pelatihan berbasis FSNP

Konteks jadwal di bawah ini adalah sebuah kegiatan pelatihan peningkatan kerja sama sebuah kelompok yang pelaksanaannya dilakukan di alam terbuka. Peserta pelatihan berjumlah 44 orang level teratas dari sebuah perusahaan skala regional di Sumatera Bagian Selatan. Judul besar pelatihan adalah “The A Team” dengan sub tema “Hanya Orang Bijak yang Mau Berkembang” Sebelumnya saya mengusulkan subtema “Hanya Orang Bodoh yang Tidak Mau Berkembang” tapi ternyata beberapa teman nggak setuju, terlalu horor katanya, he he he…

Berikut ini 6 pentahapan dengan item-item kegiatannya:

1.       Tahap PENGANTAR, yang dilaksanakan pada hari pertama mulai pukul 08.00 pagi sampai siang.

• Mendirikan tenda, snack
• Pembukaan, serah terima dari pihak perusahaan ke tim fasilitator

2.       Tahap FORMING, masih pada hari pertama, dilaksanakan dari siang sampai malam harinya.

• Materi “Blob Tree,” sebagai pengenalan diri peserta terhadap konteks dirinya di perusahaan.
• Ice Breaking dengan berbagai dinamika penambah keceriaan.
• Makan siang terpimpin; dikondisikan untuk meninjau sejauh mana peserta mau berinteraksi dan berbagi antara satu dengan lainnya.
• Materi “Siapa Saya?”
• Dinamika kelompok yang meninjau sejauh mana kekompakan antar kelompok terjalin.
• Istirahat, memasak, dan mandi; dengan aturan yang dibuat sendiri oleh peserta, untuk menunjukkan seperti apa sih kelompok peserta akan berinteraksi.
• Dinamika makan malam; lebih “hot” daripada metode makan siang, untuk menguji kekompakan antar peserta sekaligus pengantar menuju fase Storming.
• Materi “Spiritualitas Kerja”
• Istirahat

3.       Tahap STORMING, malam hari pertama sampai siang hari kedua

• “Misi Malam,” merupakan penugasan yang mengkondisikan peserta keluar dari zona nyamannya saat dini hari. Peserta yang tidak kuat mental bisa galau habis, lho.
• Bangun, memasak, mandi, olahraga, dan sarapan dengan aturan kedisiplinan ketat yang dikeluarkan dan dipantau intensif oleh fasilitator. Hal ini juga bisa bikin panik peserta yang tidak bisa menghayati suasana.
• Outbound; diisi beberapa dinamika yang kompensasi prestasinya berupa pertaruhan peralatan masak dan bahan mentah untuk makan siang.
• Dinamika memasak dan makan siang; menggunakan alat dan bahan yang berhasil dipertahankan tiap kelompok sewaktu proses outbound.
• Semifinal Project; dikerjakan per kelompok dalam format kompetisi.

Beberapa peserta terlambat, sanksi push up untuk semua. Metode "provokasi" yang bisa memancing pergolakan antar peserta dalam Fase Storming

4.       Tahap NORMING, dilaksanakan pada sore hari kedua sampai malamnya

• Istirahat, memasak, mandi, dan latihan pentas seni; dilakukan dalam pengawasan fasilitator sesuai kesepakatan dengan peserta.
• Debriefing; pemaknaan proses outbound sampai Semifinal Project. Metode debriefing  melalui kombinasi penayangan film saat peserta berkegiatan, refleksi peserta, dan umpan balik pengamatan fasilitator.
• Pentas, api unggun, dan lilin persaudaraan. Kesempatan di saat tiap peserta menyampaikan norma-norma kebersamaan dan peningkatan kinerja  kelompok yang diperbaharui.
• Istirahat.

5.       Tahap PERFORMING, dilaksankan pada hari ketiga, mulai dari pagi sampai siang hari.

• Bangun, memasak, mandi, dan olah raga; dengan aturan main yang sudah disepakati peserta sendiri, fasilitator hanya memantau.
• Renungan pagi; sebagai proses penyadaran akan konteks keberadaan tiap peserta terhadap alam.
• Sarapan terpimpin, untuk  menunjukkan kualitas kekompakan yang makin meningkat.
• Final Project; untuk menguji kontribusi tiap kelompok dan anggota kelompok dalam menyelesaikan misi bersama.
• Debriefing final project; untuk menemukan nilai-nilai yang relevan dengan peningkatan kualitas kerjasama dalam sebuah perusahaan.
• Pernyataan komitmen peserta; untuk melakukan perbaikan dan pengembangan diri secara umum, dan secara khusus dalam konteks perusahaan.

6.       Tahap PENUTUP

• Penyerahan peserta dari tim fasilitator ke pihak perusahaan.
• Kesan pesan, penutupan acara, membongkar  dan mengemas tenda.

Nah, semoga poin-poin yang memang sengaja tidak diuraikan lebih lanjut tadi bisa memberi gambaran lebih lengkap mengenai aplikasi 4 fase pembentukan kelompok, khususnya dalam format kegiatan Latihan Kepemimpinan.

Akhirnya…
Ketika kita sadar menggunakan konsep FSNP dalam sebuah pelatihan, tentu senormalnya kita bisa "mengendalikan" suasana, terutama suasana batin dan fisik peserta. Kita semestinya tahu persis kapan saat Forming, Storming, Norming, dan Performing. Kita juga harus bisa melakukan “intervensi” pada peserta jika dipandang ada hal-hal yang dipandang belum pas pada suatu tahap. Apa misalnya? Begini, misalnya pada saat tahap Storming baru saja dimulai, eeee… ternyata peserta malah  pasif dan cenderung mau aman dan damai-damai saja. Semua saling mengalah sehingga meredakan potensi konflik. Nah, bisa jadi ini terjadi karena skenario kita membuat galau peserta kurang greget, atau dasar peserta yang “kalah sebelum berjuang”. Bentuk intervensinya adalah kita menambahkan lagi “tekanan” atau provokasi pada peserta sampai memunculkan ketidaknyamanan atau kegalauan. 

Kompetisi yang bisa bikin galau, sudah berkorban, capek, panas, eee... kalah tipis sehingga nggak dapat garam untuk memasak. Huh.... Grrrrfhtghhh!!!!

Contoh lain, ketika semestinya sesuai skenario kita sudah masuk ke Tahap Norming, ternyata peserta masih asyik dengan perseteruannya di fase Storming, bahkan konflik semakin  terbuka. Jika ini terjadi, kita bisa mengintervensi dengan menggiring peserta masuk pada tahap Norming. Bisa juga sih, mungkin karena ketidaktahuan anggota tim yang lain, mereka malah memprovokasi kelompok/ peserta tertentu sehingga perselisihan tambah seru. Memang di satu sisi, kita sebagai fasilitator “asyik” juga menikmati fase Storming, tapai mau sampai kapan? Lagi pula tujuan kita khan bukan membawa peserta berlarut dalam perselisihan, tapi bahwa satu tahap itu diharapkan membawa kelompok pada pembentukan kelompok yang lebih baik.

Kita harus cerdas mengatur porsi/ penjadwalan keempat tahap FSNP, sehingga proses pembelajaran dapat berlangsung dengan tepat. Ketidakseimbangan porsi 4 tahap itu ditengarai akan membuat proses nggak maksimal. Misalnya kita keenakan “menikmati” tahap Storming, khan lagi seru-serunya. Eeeee.... tahu-tahu waktu pelatihan tinggal 2 jam tersisa. Langsung deh, peserta  diajak ke Tahap Performing, tanpa melalui Norming lebih dahulu. Saya bayangkan akan jadi antik Deh prosesnya. Peserta Sih Nggak ada urusan tentang  fase-fase tersebut, tapi saya curiga akan ada hal yang  mengganjal saja di hati mereka saat mengakhiri proses. Bisa jadi ada peserta yang membatin, “Lho gimana sih fasilitator ini, kami lagi seru berdebat mempertahankan pendapat masing-masing, tiba-tiba dia minta kami untuk membuat komitmen untuk memajukan perusahaan. Belum lagi keheranan kami tuntas, fasilitator itu dengan cueknya ngomong bahwa kami adalah kelompok yang sangat membanggakan karena bla bla bla…. Huh… lagi galau kali fasilitator itu.”

Pembentukan Norma melalui kegiatan api unggun, tentu saja yang acara yang diatur dengan cerdas

Akhirnya sampai juga kita di (hampir) penghujung tulisan ini. Apa yang sudah saya ceritakan adalah beberapa hal terkait aplikasi dan interpretasi sebuah konsep 4 tahap pembentukan kelompok. Bayangkan, teori FSNP sudah dimunculkan tahun 1965, jadul banget yach, tapi saya senang dan cocok dengan konsepnya yang sederhana namun sangat masuk akal. Kini sudah tahun 2012; mungkin sekali muncul konsep-konsep lain tentang pembentukan sebuah kelompok, apakah lebih efektif, atau malah sebaliknya lebih ngawur, saya juga belum tahu. Yang jelas, semoga apa yang sudah terbeber ini bisa memberi inspirasi pada kita semua jika suatu saat membuat program pembentukan/ pengembangan sebuah kelompok.

Selamat bereksperimen.

Palembang, 8 April 2012.

Salam, Agustinus Susanta.